Vare sig bolaget anlitar en redovisningskonsult eller sköter redovisningen själv så kan det kännas som en djungel att hinna med deadlines till Skatteverket, få ut fakturor till kunder och se till att leverantörsfakturorna inte hinner förfalla.  Lägg på löner och semesterlöner, årsbokslut och plötsligt önskar banken att man kommer in med de senast uppdaterade rapporterna och snart kan man känna att mängden uppgifter börjar bli en övermäktig börda.

 

Det som är A och O när det kommer till att driva ett företag är struktur. Sätt fasta rutiner och följ dem. När rutinerna inte verkar fungera till fullo så justera dem för att möta de krav som är lämpliga för aktuell verksamhet. Det finns ingen mall som passar alla verksamheter men nedanstående är ett par tips som passar de flesta bolag och som gör att man kommer en god bit på vägen.

 

Använd helt webbaserade tjänster för ekonomiprogrammen

Förutsatt att verksamheten inte kräver avvikande funktioner som begränsar lämpligt utbud av programvaror så kommer en webbaserad tjänst möjliggöra att man alltid har tillgång till sin information. Program som Visma och Fortnox gör att man har tillgång till löner, fakturor, bokföring, leverantörsfakturor och dylikt oavsett vilken digital enhet som finns tillgänglig för tillfället.

 

Använd digitala flöden för leverantörsfakturor

Att få in samtliga leverantörsfakturor digitalt gör att tillgång alltid finns till dessa. De underlag som man får digitalt behöver man aldrig heller arkivera fysiskt utan man kan då med fördel i stället för att hantera pärmar och mappar låta bokföringsunderlaget ligga i programmet. Det blir en fördel både för företagaren som vill plocka fram underlagen i framtiden och gör dessutom oftare att en extern part, såsom en revisor, kan få tillgång till detta utan problem. Använder man externa konsulter som jobbar på timtaxa, exempelvis en revisor eller redovisningskonsult, så minskar oftast slutkostnaden vid digital arkivering.

 

Sätt rutiner för när fakturering ska ske

Vare sig det uttryckligen beskrivs i kundavtalet eller om det inte finns någon formell överenskommelse med kund så bör man se till att ha fasta faktureringsrutiner och hålla sig till dessa. Många arbeten riskerar ofta att dra ut på tiden; det kan vara ett delmoment som dragit ut på tiden eller en slutlig bekräftelse som avvaktas från kunden. Att veta att det finns inarbetade timmar som kommer att betalas vid ett framtida tillfälle hjälper inte likviditeten i nuläget och därför är det viktigt att vid varje möjligt avstämningsdatum skicka kundfakturor. Har hela arbetet inte slutförts så kan en första delfaktura skickas som sedan kompletteras med slutliga timmar i efterhand.

 

Ha en deadline för löner

Låt de anställda rapportera löner mot en fast deadline, förslagsvis någonstans 5-10e efterföljande månad. Om de anställda inte har kommit in med tidrapporter före deadline så ta underlaget på efterföljande period. Detta gäller inte för sjuklön, semester och liknande som du redan har fått information om men kan lämpligen användas för timlöner för timanställda. Detta motiverar oftast en snabbare rapportering.

 

Låt anställda göra utlägg med privatkort och få ersättning mot underlag

Om anställda gör inköp för företaget är det ofta en hög risk att kvitton och fakturor missas att lämnas in, underlag vilka kan vara svåra att i efterhand får tag på. Om möjligt så brukar andelen underlag som kommer in i tid öka om de anställda får göra utlägg med sina privata kort och sedan få ersättning när de skickar in utläggskvitton. Då känner de anställda ett starkare incitament för en god hantering.

 

Minska den manuella handpåläggningen

Att minska manuell handpåläggning bör vara genomgående för alla verksamhetens rutiner.

  • Har bolaget ett flertal anställda? Låt dem rapportera sina löner och avvikelser direkt i lönesystemet
  • Utgår faktureringen från arbetade timmar? Ha ett försystem där timmarna registreras som samtidigt är möjligt att integrera med faktureringsprogrammet. Då behöver man inte göra om rapporteringen inför fakturorna utan kan exportera relevanta värden direkt.
  • Har bolaget ett flertal leverantörsfakturor att betala månadsvis? Integrera ekonomisystemet med banken så att betalfiler kan skickas digitalt. Betalinformationen behöver då inte registreras manuellt för varje betalning utan betalfilen kan smidigt signeras på banken.