För dig som vill ha en smidig process och fokusera enbart på sin kärnverksamhet är det
vanligt att ta stöd av in redovisningsbyrå för hela redovisningsprocessen, andra väljer att själv helt eller delvis ta hand om processen. Trots att programvara under flera år har funnits
på marknaden är det många bolag som ännu inte utnyttjar detta – förändringar tar i regel
lång tid men vi kommer nedan att gå igenom de vanligaste delarna av redovisningsarbetet
samt hur rätt utnyttjande av en lämplig programvara kan understödja detta.

Redovisningsprogram

För den som ska sköta sin bokföring själv är det viktigt att använda sig av ett smidigt
program. Rent teoretiskt kan du sköta bokföringen fysiskt vilket idag torde vara relativt
ovanligt. För andra är det intuitivt att använda sig av excel då man kanske sedan tidigare har erfarenhet över programmet och känner sig bekväm i att arbeta med detta vilket dock enligt lag inte är tillåtet då bokföringen måste kunna ”låsas” och inte ska kunna justeras i efterhand. Det lämpligaste är därmed att använda några av de redovisningsprogram som
idag finns på marknaden.

Det finns tre generella typer av redovisningsprogram;

  •  Stationära som enbart används och sparas lokalt på datorn.
  •  Molnbaserade program där du laddar ned programmet på datorn men där det
    interagerar med webben
  •  Helt webbaserade program där ingenting sparas lokal på datorn

Vi på REAK rekommenderar för små- och medelstora företag generellt sett helt
webbaserade program. Det kan finnas undantag för särskilda behov, exempelvis om en verksamhet har ett väldigt svagt internet och ibland måste kunna arbeta utan internetkoppling men generellt sett kommer webbaserade program att kunna underlätta på
flera punkter, bl.a.

  • Då inget program behöver laddas ned lokalt på datorn kan du använda dig av olika
    enheter utan att få problem att nå information som har sparats
  •  Du kan enkelt lägga till, ta bort och flytta tillgång om ni blir fler eller färre som
    arbetar i systemet
  • Programmet behöver inte manuellt uppdateras av användaren utan uppdateringarna
    sker automatiskt

När du har valt redovisningsprogram så är det dags att komma i gång med det löpande
arbetet.

 

Fakturering och kassahantering


En av de viktigaste punkterna för att kunna driva en verksamhet är att kunna ta betalt. Utan
intäkter blir verksamheten i regel inte långlivat. Vanligtvis hanteras betalningar på ett av två
sätt – via kassaförsäljning eller via fakturering.

Fakturering


När du har valt ett redovisningsprogram så kommer du i regel antingen direkt eller via en
tilläggsavgift kunna använda systemet för att skicka ut fakturor. Du kan välja mellan att
skicka e-fakturor, skicka fakturorna via e-post samt att skicka dem via fysisk post. Beroende
på lösning kan redovisningsprogrammet också ofta automatiskt stämma av betalningar och
om du vill även hantera påminnelser.
Om du istället själv manuellt vill skapa fakturor så kan du använda mall och information om
vad fakturan ska innehålla HÄR. 
Vi på REAK rekommenderar generellt sett ett så automatiserat flöde som möjligt och
föredrar därför generellt att redovisningsprogrammet tar hand om registrering av
betalningar samt ibland även påminnelsehantering.


Kassahantering


Har du försäljning via kort- eller kontanter (samt Swish) så kan du i stället behöva ett
kassasystem. Det finns ett flertal godkända kassasystem men Reakconsulting
rekommenderar generellt sett att du ser till att ha ett kassasystem som går att integrera
med ditt redovisningsprogram. Detta kommer då att undvika en massa extra arbete,
antingen för dig själv eller för din redovisningskonsult.


Lönehantering


Löner ska alltid deklareras månadsvis under efterföljande månad och det är utbetalningsdag
som styr vilken månad du beräknas ha fått lönen – lön för januari ska deklareras i februari.
Du kan därmed inte avvakta med lönehanteringen utan det är viktigt att du gör detta
omedelbart i samband med att lön tas ut.
I regel vill du som ägare förr eller senare börja betala ut löner till dig själv och eventuellt
även till anställda. Genom att lägga upp information om personal (inklusive dig själv) i
systemet så kan du sedan använda detta till att generera lönespecifikationer, beräkna
skatter och därefter även till att skapa arbetsgivardeklarationer som hos de stora
redovisningsprogrammen oftast via fil direkt kan skickas direkt till Skatteverket och där
enkelt signeras.
Har du anställda kan det vara smidigt om de anställda har tillgång till att registrera sina tider
direkt i redovisningsprogrammet vilket automatiserar en stor del av lönearbetet.


Leverantörsfakturor och kvitton


Samtliga leverantörsfakturor och kvitton ska bokföras. Kvitton är en förenklad form av
fakturor som utfärdas direkt i samband med betalning. Leverantörsfakturor genereras oftast
i förskott och betalningen sker därmed inte i samband med att fakturan ställs ut.
Dagens stora redovisningsprogram tillhandahåller ofta scanningtjänster där du eller din
redovisningskonsult inte själva behöver fylla i samtliga uppgifter – skickar man in sina
underlag till scanningfunktionen så kan stora delar av arbetet automatiseras och uppgifter
såsom totalbelopp, leverantör, moms och även typ av kostnad kan fyllas i automatiskt. Har
man många fakturor så kan men då också med fördel skicka betalfiler direkt från redovisningsprogrammet för enkel signatur hos banken. Allt detta kommer antingen att minska redovisningsbyråns debiterade timmar och därmed debiterade kostnad alternativt din egen nedlagda tid. Detta gör dessutom att samtliga underlag lagras på ett säkert sätt och
lätt kan tas fram vid behov.

Momsdeklarationer och periodiska sammanställningar


Bedriver du momspliktig verksamhet ska en momsdeklaration lämnas månadsvis, kvartalsvis
eller årsvis. Med rätt redovisningssystem har du inte bara möjlighet att få ut en fil som direkt kan läsas in hos Skatteverket utan kan också få stöd för att hantera och lokalisera eventuella felaktigheter. Bedriver du handel inom EU kan du också behöva lämna periodiska sammanställningar
månads- eller kvartalsvis för vilka filer också kan hämtas från ditt redovisningsprogram.

Årsbokslut och årsredovisning


Vid årets slut ska ett bokslut upprättas. Det vanligaste regelverket att använda för mindre
bolag är K2. Även för den som skött övrig redovisning själv under året kan det ibland vara
lämpligt att ta stöd vid årsbokslut och vid upprättande av årsredovisning. För den som
använda en del förenklingsregler löpande under året kan det behövas justeringar och extra
arbete vid årsslutet. I blogginlägget HÄR  berör vi en del av de punkter som kan aktualiseras
här. Med ett bra redovisningsprogram för du lätt över information till bokslutsprogrammet för
att därefter systematiskt kunna stämma av de punkter som behövs och kan därefter ladda
upp en digital kopia till Bolagsverket för signatur.
Årsredovisningen kommer att publiceras offentligt till allmänheten. Har bolaget
revisionsplikt så ska årsredovisningen även lämnas över, granskas och godkännas av
bolagets revisor. För att förenkla och snabbt ge full tillgång inför granskningen, vilket ofta
också kan minska revisionskostnaden, kan tillgång ges direkt i redovisningsprogrammet
till aktuell revisor.


Avslut


Redovisningsarbetet omfattar en lång rad separata delar. Ett bra redovisningsprogram
kommer både att minska den tid som du själv behöver lägga på arbetet samt, om du anlitar
en redovisningskonsult, minska redovisningskostnaden. Delarna ovan är inte uttömmande
utan punkter såsom rapporter till Fora och Collecum, lagerhantering,
punktskattedeklarationer och mycket mer kan tillkomma beroende på verksamhet.