För den som driver en enskild firma är bokföring sällan det mest lockande tidsinvesteringen. Trots det är det nödvändigt med en korrekt bokföring, enligt de svenska lagarna som reglerar alla företags verksamheter. Att undvika bokföring är ingen möjlighet, men det finns många strategier för enskilda företagare att minimera den tid som ägnas åt detta administrativa område av företaget.
Vad ingår i bokföringen?
För att förstå hur du kan förenkla bokföringen för din enskilda firma är det viktigt att klargöra vad som ingår. Samtliga krav regleras i Bokföringslagen, godkänd av Sveriges regering. Bokföring och redovisning är två skilda begrepp, där redovisningen dokumenterar företagets affärshändelser över ett år, inklusive löpande bokföring till bokslut. Bokföring är en separat del som fokuserar på enskilda transaktioner, såsom egna uttag, betalningar av sociala avgifter, löneutbetalningar, inköp och kundbetalningar. Bokföringen utgör grunden för bokslutet och den skatt som företaget måste betala.
Både enskilda näringsidkare med A-skatt och FA-skatt måste ha en bokföring.
Så kan du underlätta bokföringen
För att göra bokföringen så smidig som möjligt har vi sammanställt flera tips. Det är värt att notera att som enskild näringsidkare kan du välja att göra bokföringen själv eller anlita en redovisningskonsult eller byrå för att ta över. Här är några konkreta åtgärder för att förenkla processen:
Ha en tydlig dokumentation
För att underlätta bokföringen är det viktigaste att vara tydlig med den dokumentation som företaget behöver för varje transaktion. Det inkluderar fakturor, kvitton och andra handlingar som visar de belopp som betalats ut eller in på företagets konto. Enligt lag måste verifikationerna sparas, inte bara för inmatning i bokföringen utan även som originaldokument. Genom att använda molnlagringstjänster och skanna fysiska dokument kan du säkert spara och ha tillgång till dem online.
Välj ett bra bokföringsprogram
Den traditionella fysiska kassaboken är nu historia för de flesta moderna företag. Med det ökande antalet digitala lösningar är ett webbaserat bokföringsprogram ett kraftfullt verktyg. Det möjliggör bokföring var du än är, förutsatt att du har internetuppkoppling. Det finns både betalda och gratisversioner av bokföringsprogram, och valet beror på företagets behov. Gratisversioner kan vara tillräckliga för mindre företag med få transaktioner och ingen personal, men det är viktigt att vara medveten om eventuella begränsningar. Vill du helt slippa bokföring och fokusera på din kärnverksamhet är du välkommen att höra dig till oss på REAK.
Avsätt tid regelbundet för bokföringen
Att ha ett system för bokföringen, särskilt digitalt, underlättar arbetet. Genom att avsätta tid regelbundet för bokföringen, till exempel en gång i veckan, undviker du att känna dig överväldigad när det är dags att uppdatera. Att föra in fakturabetalningar så snart som möjligt är viktigt för att hålla bokföringen aktuell.
Granska bokföringen löpande
Utöver regelbunden bokföring är det viktigt att granska bokföringen med jämna mellanrum, förslagsvis varje månad. Detta hjälper till att upptäcka eventuella fel eller problem i god tid. Genom att kontrollera stämmer de utgående och ingående beloppen, att verifikationerna är sparade och att de enkelt kan kopplas till olika poster.