Om du läser den här guiden så förmodar jag du tänkt sköta bokföringen själv för ditt bolag. För att kunna göra det behöver du förstå vad bokföring och redovisning är och hur dessa två är av yttersta vikt för företagare. Dessa två hörnstenar är inte bara nödvändiga för att uppfylla lagliga krav utan fungerar också som avgörande verktyg för att fatta informerade affärsbeslut och hantera likviditet. I denna guide kommer vi att fördjupa oss i nyckelbegrepp och bästa praxis för att optimera bokföringsprocessen.
När är man bokföringsskyldig?
Bokföring är en lagstadgad skyldighet, kallad bokföringsskyldighet, som är bestämd enligt Bokföringslagen. Alla juridiska personer så som aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar samt fysiska personer som bedriver enskild firma är bokföringsskyldiga. I bokföringslagen 5 kap. 1 § 1 st. är bokföringsskyldigheten definierad som följande:
“Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat”
Inkomster och utgifter: Håll koll på företagets ekonomiska puls
Att skilja mellan intäkter och kostnader, samt inbetalning och utbetalning, är grundläggande för att förstå företagets ekonomiska hälsa. Intäkter genereras genom försäljning, och det är viktigt att använda periodisering för att bättre återspegla när tjänster eller produkter levereras. Kostnader bör bokföras när resurser faktiskt förbrukas, vilket skapar en mer exakt bild av företagets lönsamhet. Själva in och utbetalningen av intäkt eller kostnad är vad som utgör bolagets likviditet. Det är vad du har på företagskontot i reda pengar. Att ha koll på sin likviditet är bland det viktigaste när man driver företag, det avgör om du kommer kunna betala ut löner nästa månad eller har möjlighet att betala din leverantörer. Det händer många gånger att företag trots positiva resultat går konkurs på grund av likviditetsbrist.
Likviditetshantering: balansera inflöden och utflöden
Att effektivt hantera likviditet innebär att förstå inbetalningar och utbetalningar. Det är viktigt att noggrant registrera inbetalningar, såsom kundbetalningar och lån, och utbetalningar, såsom leverantörsbetalningar och löner. En robust likviditetssituation skapar handlingsutrymme och säkerställer att företaget kan möta sina åtaganden i tid.
Kontoplan: optimerad organisering av ekonomisk information
Användning av en tydlig och strukturerad kontoplan underlättar bokföringsprocessen avsevärt. BAS-kontoplanen erbjuder en standardiserad grund för att kategorisera och organisera företagets ekonomiska transaktioner. Genom att använda en effektiv kontoplan blir det lättare att generera rapporter och analysera företagets ekonomiska ställning.
Dubbel bokföring: Minska felrisk och skapa balans
Dubbel bokföring är en grundläggande princip för att minimera fel och skapa en balanserad redovisning. Varje transaktion bokförs med både debet och kredit, vilket säkerställer att bokföringen är korrekt. Redovisningsprogram automatiserar denna process och gör det enklare för företag att upprätthålla noggrannheten i sina finansiella rapporter. Om du vill ha hjälp med att lägga upp det optimala flödet och digitalisera din bokföring kan du kontakta oss på REAK.
Kontantmetoden eller faktureringsmetoden: Välj den som passar ditt företag
Valet mellan kontant och faktureringsmetoden påverkar när transaktioner bokförs. Kontantmetoden registrerar transaktioner vid betalningstillfället, medan faktureringsmetoden tar hänsyn till när de faktiskt inträffar. Företag bör överväga vilken metod som bäst återspeglar deras verksamhet och finansiella behov. Har man dock en omsättning som överstiger 3 miljoner kronor måste man bokföra enligt faktureringsmetoden. Läs mer om det här.
Verifikationer: noggrann dokumentation för finansiell integritet
Verifikationer fungerar som det nödvändiga stödet för varje finansiell transaktion. Från fakturor till kvitton är det avgörande att varje verifikation innehåller specifika detaljer, inklusive datum, beskrivning och belopp. En noggrann dokumentation är inte bara ett lagkrav utan en nyckelkomponent för att säkerställa att bokföringen är korrekt och pålitlig.
Vid fakturering – Tänk på det här
En effektiv fakturering sträcker sig bortom det enkla överförandet av kostnader till kunden. Det är en viktig kommunikationskanal som inte bara möjliggör smidiga transaktioner utan stärker även företagets relationer med sina kunder. För att optimera denna process bör företag överväga att inkludera all relevant information på fakturan. Detta innefattar företagsdetaljer, F-skattsedel, klara betalningsvillkor och en tydlig specificering av de tillhandahållna varorna eller tjänsterna.
En välstrukturerad faktura är inte bara en rättslig nödvändighet utan fungerar också som ett effektivt verktyg för att underlätta betalningsprocessen. Genom att skapa tydlighet och transparent kommunikation minskar risken för tvister och missförstånd. Dessutom ger en professionell faktureringsprocess företaget ett trovärdigt och pålitligt rykte i ögonen på sina kunder.
Behöver du en fakturamall? ladda ner den här.
När måste jag bokföra mina transaktioner?
För att effektivt övervaka företagets ekonomiska status är det fördelaktigt att löpande bokföra. Det underlättar även att reda ut eventuella oklarheter om du bokför i realtid medan affärshändelsen fortfarande är färskt i minnet. Det finns specifika regler som styr när du senast kan genomföra bokföring, och den angivna tidsramen varierar beroende på företagets omsättning. Notera att reglerna för senareläggning av bokföring inte tillämpas på kontanta transaktioner, vilka måste bokföras senast första arbetsdagen efter att betalningen genomfördes. Här är gränserna för senareläggning av bokföring:
- Alla företag får vänta upp till 50 dagar efter den månad då affärshändelsen inträffade.
- Företag med normal årsomsättning på högst 3 miljoner kronor får vänta upp till 50 dagar efter det kvartal då affärshändelsen inträffade.
- Företag med normal årsomsättning på högst 1 miljon kronor, upp till 50 verifikationer, och högst 250 affärshändelser per år får vänta upp till 60 dagar efter räkenskapsårets slut.
- Enskilda näringsidkare med normal årsomsättning på högst 1 miljon kronor, upp till 50 verifikationer och högst 250 affärshändelser per år, samt utan EU-handel, får vänta tills inkomstdeklarationen ska lämnas in.
Viktigt att notera är att även om du har möjlighet att fördröja själva bokföringen enligt regelverket, kräver reglerna ändå att du håller ordning på dina verifikationer innan de bokförs. Detta kan du uppnå genom att strukturerat placera alla verifikationer i datumordning i en pärm eller mapp på datorn medan du inväntar bokföringen.
Bokföring vid kontanttransaktioner
Kontanttransaktioner kräver särskild uppmärksamhet för att säkerställa omedelbar registrering. Medan vissa bokföringsaktiviteter kan fördröjas, är det bästa praxis att registrera kontanttransaktioner snabbt. En certifierad kassa kan användas, men korrekt dokumentation är fortfarande avgörande.
Hur länge behöver man spara kvitton och fakturor?
Enligt bestämmelserna i Bokföringslagen och skattereglerna krävs det att räkenskapsinformationen bevaras i 7 år efter avslutat bokföringsår. Informationen bör förvaras på ett säkert sätt och vara strukturerad så att den lätt kan återfinnas. Varje års räkenskapsinformation bör separat arkiveras. Enligt huvudregeln bör lagringen ske i Sverige, men det finns vissa undantagsregler som anges i Bokföringsnämndens vägledning “Bokföring”.
Vad innefattar räkenskapsinformation?
Räkenskapsinformation omfattar allt som är relevant för din bokföring. Det kan vara kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton, meddelanden om in- och utbetalningar och andra verifikationer. Dessutom inkluderas den löpande bokföringen i programmet, kontoplanen, viktiga avtal, årsbokslut och årsredovisning som räkenskapsinformation som ska sparas.
Det är lagstadgat att alla bokföringsprogram måste innehålla behandlingshistorik som tydligt visar ändringar som påverkar bokföringen. Behandlingshistoriken är därmed en del av den räkenskapsinformation som ska bevaras. Lagen kräver också dokumentation som beskriver hur bokföringsprogrammet fungerar.
Vanligtvis räcker det med hjälptexter som finns i programmen, men om det finns flera olika program i ekonomisystemet eller specialbyggda program kan det vara nödvändigt att skapa egen dokumentation.
Eftersom allt som påverkar bokföringen måste bevaras kan det finnas ytterligare dokument som också utgör räkenskapsinformation. Till exempel kan följesedlar vara räkenskapsinformation om fakturan inte innehåller alla nödvändiga uppgifter. Om fakturan endast listar varor enligt följesedel XXX måste följesedeln bevaras, eftersom den specificerar vad fakturan avser och innehåller information som krävs för en verifikation.
Lönebesked är ett annat exempel på räkenskapsinformation som måste bevaras, eftersom det utgör underlag för bokföring av löner. Ibland kan det vara svårt att avgöra exakt vad som måste sparas. I sådana fall är det bättre att spara för mycket än för lite.
I vilken form bör räkenskapsinformationen bevaras?
Räkenskapsinformation kan arkiveras antingen på papper eller i elektronisk form. Elektronisk form kan inkludera kundfakturor i faktureringsprogram, den löpande bokföringen i ditt bokföringsprogram eller PDF-dokument med fakturor. Om räkenskapsinformationen sparas elektroniskt måste den kunna skrivas ut i läsbar form. Det är särskilt viktigt att tänka på vid övergång till ett nytt ekonomiprogram.
Det är inte tillåtet att byta från pappersformat till elektroniskt format och vice versa förrän tre år har passerat sedan bokföringsåret avslutades. Det innebär att om du skannar in dina leverantörsfakturor måste du behålla pappersfakturan i tre år, trots att du använder den skannade fakturan i ditt bokföringsarbete.
Efter tre år kan du kasta pappersfakturan och behålla endast den skannade fakturan som räkenskapsinformation. Däremot är det alltid tillåtet att byta mellan olika elektroniska format om det görs på ett säkert sätt och ingen information går förlorad. Om du till exempel har dina kundfakturor i ett faktureringsprogram och byter program, kan du konvertera kundfakturorna till PDF-filer för arkivering.
Nya regler från 1 juli 2024 – Avskaffat krav på bevarande av pappersmaterial med räkenskapsinformation
De nya reglerna som snart träder i kraft innebär att endast behöver bevara pappers kvittot eller leverantörsfakturan fram tills dess att räkenskapsinformationen överförts till digital form. Därefter kan materialet kastas.