Vid valet av kassasystem är det viktigt att noggrannt kartlägga företagets behov och ha i åtanke vilken fuktionalitet som behövs, ha koll på olika leverantörer och välja ett användarvänligt och framtidssäkrat system som är skalbart, robust och felsäkert.

Att välja det perfekta kassasystemet är kritiskt oavsett om det är till en restaurang, butik eller frisörsalong. Kassasystemet är inte bara en teknisk investering; det är hjärtat i din verksamhet. 

Vi fortsätter att ge tips för dig som är ny företagare. Tidigare har vi bland annat tittat på hur du väljer rätt bokföringsprogram i 2024. Lika kritiskt är valet av kassasystem för företagaren som står inför valet i 2024. I denna omfattande guide kommer vi att ta en djupdykning i olika faktorer som är avgörande för att säkerställa att ditt kassasystem inte bara möter dagens behov utan även är byggt för att stödja din verksamhet de kommande åren.

Gör en noggrann kartläggning av dina behov

Innan du överväger olika kassasystem är det viktigt att noggrant kartlägga dina behov. Detta beror dels på din bransch, men även din egen verksamhets behov. Är ni nystartade eller har ni funnits med ett tag? Identifiera de grundläggande och avancerade krav som är unika för din verksamhet. Oavsett om du driver en restaurang, butik eller salong är det nödvändigt att förstå specifika funktioner som krävs för att optimera din dagliga drift.

Funktionalitet

En restaurang kan ha behov av funktioner som notahantering och integration med köksdisplay, medan en butik kan kräva varugruppshantering och stöd för presentkort. För en salong kan funktioner som kundregister och personalliggare vara avgörande. Identifiera dina nuvarande och framtida behov för att säkerställa att kassasystemet kan växa i takt med din verksamhet.

Inlösenavtal

Inlösenavtal och kortinlösen utgör en betydande kostnad för kassasystem. Genom att jämföra olika kortinlösenavtal kan du undvika onödiga kostnader. Håll kortinlösenkostnaderna under 1%, och se till att du förstår de dolda avgifterna.

Val av leverantör vid kassasystem

Valet av kassaleverantör är lika viktigt som själva systemet. En pålitlig och engagerad leverantör kan göra en stor skillnad i din upplevelse av kassasystemet. Frågor att överväga inkluderar: Har leverantören ett branschfokus? Vilket rykte har de? Erbjuder de personlig service och support? Finns det garantier för produkten och tjänsterna?

Ett högkvalitativt kassasystem bör vara modernt, användarvänligt, robust och skalbart. Här är några viktiga kriterier att överväga vid valet av kassasystem:

Välj ett modernt kassasystem

Ett modernt kassasystem bör ha en horisont på minst tre år för att vara relevant och kunna dra nytta av teknologiska framsteg.

Användarvänligt kassasystem?

Enkelhet och användarvänlighet är avgörande för att effektivisera arbetsprocesser. Moderna digitala kassasystem erbjuder ofta enklare användarupplevelser än äldre modeller.

Felsäkert kassasystem för framtiden

Kassasystemet bör fungera oavsett om strömmen går eller internetanslutningen är nere. Både mjuk- och hårdvaran bör vara byggda för att hantera olika arbetsmiljöer och påfrestningar.

Skalbart eller inte?

Ett kassasystem bör kunna anpassas och växa i takt med din verksamhet. Det bör vara flexibelt nog att stödja förändrade behov och expansion.

Bokföri enklare med rätt kassasystem

För att på ett enklare sätt hantera din ekonomi bör ditt nya kassasystem kunna integreras med ett bokföringsprogram. Integration med program så som Fortnox och Visma kommer att göra det betydligt enklare att hålla koll på din ekonomi. Du kommer att tacka dig själv när det är dags att bokföra om ditt kassasystem är anslutet till exempelvis din Fortnox. Det kan vi nästan garantera!

Är det viktigt att ett kassasystem kan skriva SIE-fil?

SIE är ett filformat som används för att flytta redovisningsdata mellan olika program och enheter. En viktig funktionalitet är att kunna skriva ut en SIE-fil från ditt kassasystem. Är kassasystemet integrerat med ditt bokföringsprogram är det toppen, men annars är det viktigt att minst kunna få ut en SIE-fil. Detta kommer underlätta mycket för din bokföring och redovisning, då du kommer kunna impotera dina SIE-filer i ditt bokföringsprogram.

Fördelarna med molnbaserade digitala kassasystem

Investeringen i molnbaserade digitala kassasystem erbjuder en mängd fördelar för företag. Dessa system är inte bara mer flexibla utan har också förbättrad integrationsförmåga med andra affärsverktyg. Molnbaserade system är ofta framtidssäkrade och kan anpassas till de senaste teknologiska trenderna.

“Jag har en butik, vilket kassasystem ska jag välja?”

Att välja det rätta kassasystemet för din butik är avgörande för smidig och effektiv verksamhet, och valet kan vara svårt för dig som är ny företagare. Här är några faktorer att överväga när du står inför detta beslut.

Butikstyp och storlek

Gårdsbutik eller Butikskedja? Skillnader i behov och krav beroende på om du driver en mindre gårdsbutik eller en växande butikskedja är rätt stora, och här gäller det att analysera dina behov innan du gör ditt val.

  • Mobilitet vs. Stationärt System
    Om du är mycket på språng kan en mobil lösning vara mer passande än ett stationärt kassasystem, men ha koll på begränsningarna som kan komma med ett mobilt system, och hurvida det är värt investeringen eller inte med ett stationärt system.
  • Framtidsplaner och tillväxt
    Tidshorisonten är viktig. Var kommer din butik vara om tre till fem år? Planera för tillväxt och välj en lösning som kan växa med din verksamhet. Undviker du att byta system i framtiden sparar du tid och pengar som kan läggas på din tillväxt istället.
  • Lagliga krav och certifieringar
    Skatteverkets godkännande är avgörande. Kassasystemet måste uppfylla Skatteverkets krav och vara certifierat. Säkerställ att din valda lösning uppfyller dessa juridiska krav.
  • Användarvänlighet
    Detta har vi redan redogjort för, men låt oss vara tydliga! Anpassa ditt val efter typen av försäljning och den miljö där din butik verkar, helt enkelt. Specialhandel vs. Butikskedja, och så vidare! Användarvänlighet är något som är unikt för användaren. Kommer du kunna exempelvis kunna utbilda din personal i systemet, eller behöver du en lösning som snabbt går att sätta sig in i?
  • Torghandel och miljökrav
    Miljö är en viktig aspekt att ha med vid val av kassasystem. För utomhusförsäljning krävs en lösning som tål vatten och andra väderförhållanden, medans en inomhusmiljö inte är lika avgränsad.
  • Funktioner som passar din verksamhet
    Det finns många olika funktioner i moderna kassasystem. Vissa kommer vara mer avgörande än andra. Undvik att betala för onödiga funktioner och se till att lösningen möter dina dagliga krav.
  • Support och hjälp
    Sätt krav på systemleverantören! Kräv god support och hjälp från systemleverantören. Magkänsla spelar ofta en stor roll – om systemet inte anpassar sig efter din verklighet, överväg andra alternativ.

Kostar det mer att ha ett bra kassasystem?

Att förstå de ekonomiska aspekterna av ett kassasystem är avgörande för att undvika överraskningar längs vägen. Kortinlösen är oftast den största kostnaden, och det är viktigt att hålla dessa kostnader låga. Se upp för dolda kostnader i avtalen och undvik långa finansieringsperioder som kan leda till högre totala kostnader över tid.

Kriterier för ett kassasystem – recap och viktiga påpekningar!

  • Modernt
    Ett modernt kassasystem bör vara i framkant av teknologiska framsteg och kunna anpassa sig till förändringar i branschen. Det är en investering för framtiden och bör ha en livslängd på minst tre till fem år.
  • Robust och felsäkert
    En pålitlig prestanda, även under ogynnsamma förhållanden som strömavbrott eller nätavbrott, är avgörande. Hårdvaran bör vara tålig och kunna hantera miljöfaktorer som damm, fukt och värme.
  • Skalbart
    Företag förändras och växer över tid. Ett kassasystem bör vara skalbart för att kunna anpassas till ökade krav och förändringar i verksamheten utan att behöva genomgå omfattande uppgraderingar eller utbyten.

Att välja rätt kassasystem är en investering i din verksamhets framtid. Genom att noggrant överväga dina behov, jämföra inlösenavtal, välja en pålitlig leverantör och investera i högkvalitativt, modernt kassasystem, kan du säkerställa långsiktig framgång och effektivitet.