Fika på jobbet är en självklar del av vardagen för många företag. Det kan vara en kaffe med kollegorna, en bulle på morgonmötet eller en cappuccino med en kund. Men någonstans dyker frågan upp: hur funkar det egentligen skattemässigt? Det här är ett område där många småföretagare känner sig osäkra, så vi reder ut vad som faktiskt gäller. Svaret är att det oftast är helt okej, men det finns några tydliga gränser som är bra att ha koll på. Det är sällan de stora misstagen som ställer till det, utan snarare de små detaljerna som man inte tänker på i stunden.

När räknas det som enklare förtäring?

Utgångspunkten är ganska enkel. Det ska handla om något lätt som inte ersätter en måltid. Kaffe, te, bullar, frukt och enklare smörgåsar är typiska exempel som brukar fungera utan problem. Det är sådant som hör till en fika och inte till en lunch. Men gränsen går fortare än många tror. Så fort det börjar bli något som faktiskt mättar, som en sallad eller smörgåstårta, räknas det inte längre som enklare förtäring. Då gäller helt andra regler.

Den viktiga gränsen på 60 kr

För att kostnaden ska vara avdragsgill får den inte överstiga 60 kr per person exklusive moms. Det som ofta missas är att det inte handlar om ett delvis avdrag. Går man över gränsen försvinner avdraget helt. Det räcker alltså inte att ligga lite över. Antingen håller man sig inom ramen eller så blir det inget avdrag alls. Det här är något vi som redovisningsbyrå ser ganska ofta. Det är lätt att det blir lite extra fika utan att någon tänker på att det faktiskt påverkar avdragsrätten.

Fika till personalen – vad gäller?

När det gäller fika till anställda är reglerna generellt ganska generösa. En vanlig fika på kontoret ses normalt inte som en skattepliktig förmån. Det innebär att den anställde inte behöver beskattas, samtidigt som företaget kan få avdrag så länge kostnaden håller sig inom gränsen för vad som gäller för enklare förtäring.

Däremot förändras situationen om det handlar om en måltid i samband med arbete, till exempel lunch under ett möte. Då räknas det som en förmån, vilket innebär att den anställde ska beskattas och att företaget betalar arbetsgivaravgifter.

Får man bjuda kunder på fika?

Att ta en kaffe med en kund eller samarbetspartner är i sig inget problem. Men det behöver finnas ett tydligt samband med verksamheten. Det räcker inte att det är trevligt. Det ska finnas ett affärssyfte. Ett enkelt sätt att tänka är att ställa sig frågan om mötet hade blivit av även utan affärsdelen. Om svaret är nej, då finns det oftast ett tillräckligt samband.

Vanliga misstag att undvika

De flesta fel vi ser handlar inte om brist på kunskap, utan om vardagssituationer:

  • Man går över beloppsgränsen utan att tänka på det
  • Man blandar ihop fika och måltider
  • Man sparar inte information om syfte och deltagare

Det som är viktigt att komma ihåg är att förmånsbeskattning alltid bedöms separat. Hur du bokför något avgör inte i sig hur det ska beskattas.

Enkla rutiner gör stor skillnad

Det behöver inte vara komplicerat att göra rätt.

Att ha en tydlig intern riktlinje kring belopp, att hålla isär fika och måltider och att dokumentera kort vad kostnaden avser räcker långt. Det handlar mer om konsekvens än om detaljer.

Slipp fundera på regler som dessa

Fika i företaget är inga konstigheter, men det finns en ram att förhålla sig till. Har man koll på grunderna blir det enkelt att göra rätt utan att behöva tänka på det varje gång.

Samtidigt vet vi att många småföretagare inte vill lägga tid på den här typen av frågor. Det är lätt att det hamnar längst ner på listan.

Det är precis där vi kommer in.

Som redovisningsbyrå hjälper vi dagligen företag att få struktur på bokföring och skatter, så att allt bara fungerar i bakgrunden.

Vill du ha någon som ser till att det blir rätt från början, utan att du behöver fundera på detaljerna?

Vi är en redovisningsbyrå i Stockholm som jobbar nära småföretagare. Boka gärna ett kort uppstartsmöte så ser vi hur vi kan hjälpa dig.

H2: Vanliga frågor om fika i företaget

H3: Är fika avdragsgillt i företag?

Ja, fika räknas som enklare förtäring och är avdragsgillt upp till 60 kr per person exklusive moms. Går kostnaden över den gränsen får du inte göra något avdrag alls.

H3: Vad räknas som enklare förtäring?

Enklare förtäring är till exempel kaffe, te, bullar, kakor, frukt och enklare smörgåsar. Det får inte ersätta en måltid som lunch eller middag.

H3: Får man bjuda anställda på fika utan förmånsbeskattning?

Ja, vanlig fika på arbetsplatsen är normalt skattefri för den anställde, så länge det räknas som enklare förtäring och inte en måltid.

H3: Vad händer om man går över 60 kr per person?

Då försvinner avdragsrätten helt. Det går alltså inte att dra av en del av kostnaden, utan hela beloppet blir ej avdragsgillt.

H3: Gäller samma regler vid kundmöten?

Ja, men det måste finnas ett tydligt affärssyfte. Fikan ska ha ett direkt samband med verksamheten, till exempel ett möte eller en affärsdiskussion.